Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – obowiązek informacyjny wobec pracownika

Od 1 stycznia 2019 r. ustawodawca nałożył na pracodawcę konieczność wydania dodatkowej informacji do świadectwa pracy dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jak również możliwości jej odbioru przez pracownika oraz konsekwencji nieodebrania tej dokumentacji.

Czym jest informacja wydawana  ze świadectwem pracy?

To dodatkowy dokument wydawany w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, który powinien być wydany pracownikowi i zawierać informacje o:

• okresie przechowywania – i tu mamy możliwe dwa warianty:

1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, tj. okresie 10-letnim liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba, że przepisy szczególne przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, tj. okresie 10-letnim liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika).

• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i tu również możliwe są dwa warianty w odwołaniu do pkt 1 lit. a) lub b)
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania po upływie okresów w odniesieniu do wariantów z pkt 1 lit. a) lub b) lub z pkt 2.

Skąd wynika powyższy obowiązek?

Obowiązek przekazania dodatkowej informacji do świadectwa pracy wynika z art. 94⁶ kodeksu pracy (k.p.), tj.:

art.  94⁶.  [Przekazanie pracownikowi informacji o dokumentacji pracowniczej w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy]

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ 2;
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ 2;
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Do jakiej grupy pracowników należy skierować tą informację?

Obowiązek poinformowania pracownika dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych od 01.01.2019 r. i zwolnionych po tej dacie, co oznacza, że pracodawca będzie musiał wydać wraz ze świadectwem pracy dodatkowy dokument, by wypełnić obowiązek wynikający z art. 94⁶ k.p.

Zniszczenie dokumentacji pracowniczej:

Zgodnie z art. 94⁷k.p. [Zniszczenie dokumentacji pracowniczej]

• 1.  Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94⁶ pkt 2.
• 2.  W terminie, o którym mowa w § 1, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.